Panduan Pengurus & Admin

Memasukkan santri langsung dari kantor TPQ, tanpa lewat formulir PSB online.

Dari wali mengisi formulir di website sampai santri masuk Data Santri dan punya akun wali.

Memberi tag Blok A, Blok B, dst. pada santri, otomatis dari alamat atau manual, lalu menyaring Data Santri per blok.

Membuat kelas per ustadz dan waktu, memasukkan santri, memindahkan santri ke kelas lain.

Menunjuk ustadz pengganti untuk satu tanggal atau rentang tanggal tanpa mengubah pembagian kelas, atau meliburkan kelas bila tidak ada pengganti.

Ustadz memindai kartu QR santri dengan kamera ponsel; izin dan sakit diisi manual.

Satu tablet atau laptop dipasang di pintu kelas; santri menunjukkan kartu QR-nya satu per satu sebelum masuk dan kehadirannya tercatat di kelasnya masing-masing tanpa ada yang menekan tombol.

Mencatat Tilawati, Hafalan, Murojaah, dan Diniyah setiap pertemuan, lalu dikirim ke wali.

Lupa mengabsen atau menilai santri di pertemuan sebelumnya? Isi susulan dengan tanggal pertemuan itu.

Catatan perkembangan, adab, atau PR murojaah untuk wali santri, yang bisa dibaca dan dibalas wali dari aplikasi.

Guru bisa melihat santrinya sudah membayar iuran atau belum lewat tanda kecil di samping nama, tanpa membuka menu Keuangan dan tanpa nominal.

Absensi scan QR, absensi manual, dan penilaian tetap bisa diisi tanpa sinyal; datanya disimpan di HP lalu dikirim otomatis saat sinyal kembali.

Kehadiran dan capaian terisi otomatis; ustadz mengisi kepribadian, tanda tangan, lalu rapor diterbitkan ke wali.

Mencatat SPP bulanan, mengirim kwitansi, mencocokkan transfer, dan mengingatkan yang belum bayar.

Mencatat infaq, belanja, bisyaroh, dan transaksi lain di luar iuran.

Mengajukan kebutuhan dana atau penggantian belanja, persetujuan bertanda tangan, pencairan, dan LPJ.

Ringkasan kas, iuran, dan kehadiran mengajar untuk beberapa bulan sekaligus, siap dicetak atau diunduh Excel.

Membuat jadwal ujian, memilih peserta, mengisi nilai, mengirim hasil dan sertifikat.

Mengubah status santri tanpa menghapus riwayatnya.

Kirim WhatsApp manual ke wali: masih mengaji atau keluar. Tanpa jawaban 2x24 jam, santri otomatis keluar.

Mencentang santri di Data Santri lalu mengirim pesan yang diketik sendiri ke walinya.

Membuat akun login, data ustadz, hari mengajar, lalu kelasnya.

Membuat akun wali untuk semua santri dan memproses perubahan data yang diajukan wali.

Anak sendiri ikut mengaji di TPQ: menu wali muncul di akun guru/pengurus, tanpa perlu ganti akun.

Inventaris barang TPQ, pemeliharaan, dan stiker QR untuk setiap barang.

Menambah peran seperti Sekretaris atau Koordinator Tahfidz, lalu memakaikannya ke pengguna.

Mengatur menu yang boleh dibuka setiap pengguna, termasuk akses hanya-lihat.

Daftar periksa sebelum semester baru dimulai.

Slider berita di atas, isi setiap bagian beranda, dan bagian yang ditampilkan atau disembunyikan.

Satu file Excel berisi data lembaga, santri, ustadz, kehadiran, capaian, dan keuangan.

Menaikkan tingkat, meluluskan, atau mengubah status banyak santri sekaligus, lengkap dengan riwayatnya.

Mencatat libur dan kegiatan TPQ (munaqosyah, kirab, pondok Ramadhan, haflah) yang tampil juga untuk wali santri.

Wali mengajukan izin/sakit dari aplikasi, ustadz langsung tahu, dan wali dikabari saat ananda alpa.

Rekap mengajar guru per bulan di Akademik → Kehadiran Guru, lalu membayar bisyaroh di Keuangan → Bisyaroh Guru.

Foto, gelar, tingkat yang diampu, dan riwayat pendidikan ustadz yang tampil di halaman Guru website.

Menyambungkan backup harian ke Google Drive, memeriksa statusnya, dan memulihkan data.

Memasang UptimeRobot gratis agar pengurus dikabari bila website tidak bisa dibuka.

Berapa orang yang membuka website, dari mana mereka datang, dan berapa yang menghubungi TPQ atau mendaftar.

Checklist SEO, verifikasi Google Search Console & Bing, Google Maps, FAQ, dan agar TPQ direkomendasikan ChatGPT/Gemini.

Membuat password baru lewat email, atau minta admin mengaturnya.

Halaman pertama setelah masuk: ringkasan santri, ustadz, kelas hari ini, dan iuran.

Absen santri per kelas dengan QR atau manual, menunjuk ustadz pengganti, dan rekap bulanan.

Catatan Tilawati, Hafalan, Murojaah, dan Diniyah per santri.

Catatan ustadz untuk wali dan pesan dari wali, per santri.

Rapor semester: isi kepribadian, tanda tangan, terbitkan ke wali, unduh PDF.

Jadwal ujian kenaikan jilid, nilai, dan sertifikat.

Jadwal harian: ustadz, kelas, waktu, dan ruang.

Data induk santri: tambah, ubah, impor Excel, ekspor, dan kartu QR.

Kelas dan halaqah: ustadz, waktu, ruang, hari, dan anggota santri.

Perubahan data santri yang diajukan wali; berlaku setelah disetujui.

Pendaftar santri baru, status, link susulan, dan ekspor.

File Excel laporan bulanan untuk Kemenag.

Iuran bulanan, kwitansi, pengingat, dan cocokkan transfer.

Semua uang masuk dan keluar per bulan.

Permohonan dana dan reimburse dari pengurus atau ustadz, disetujui dengan tanda tangan lalu dicairkan Bendahara.

Naik tingkat, luluskan, atau ubah status banyak santri sekaligus, dan mulai tahun ajaran baru.

Libur dan kegiatan TPQ satu tahun ajaran; tampil juga untuk wali santri.

Rekap kehadiran mengajar guru per bulan, termasuk menggantikan dan digantikan.

Pembayaran bisyaroh guru per bulan, dihitung dari Kehadiran Guru.

Data pengajar, akun login, dan hari bisa mengajar.

Data master: ruang kelas, waktu mengaji, tingkat belajar, dan tag santri.

Akun login admin, ustadz, bendahara, dan wali. Khusus superadmin.

Master nama peran sesuai job desk beserta menunya. Khusus superadmin.

Menu yang boleh dibuka setiap pengguna, lihat saja atau ubah. Khusus superadmin.

Inventaris barang, pemeliharaan, stiker QR, dan ekspor.

Berita dan kegiatan yang tampil di website.

Halaman ekskul (Banjari, Diba') di website.

Pengunjung website tanpa cookie: halaman, sumber, kampanye, perangkat, negara, real-time, dan konversi. Khusus superadmin.

Checklist SEO, kode verifikasi Google/Bing, FAQ, IndexNow, Google Search Console, dan panduan SEO.

Siapa melakukan apa dan kapan. Khusus superadmin.

Profil TPQ, tampilan website, PSB, absensi & penilaian, keuangan, email, WhatsApp, backup, nama peran.

Foto profil, email, ganti password, dan tanda tangan digital.